În calitate de organizație neguvernamentală și în scopul desfășurării activității într-o manieră etică și imparțială, Fundația OMV Petrom (denumită în continuare „Fundația”) a adoptat următoarele principii ale „Politicii Fundației OMV Petrom privind conflictul de interese” (denumită în continuare „Politica”):
1. Conflictul de interese poate apărea în acele situații în care persoanele vizate de prezenta politică indicate la paragraful 2 de mai jos pot avea un interes personal care ar putea influența necorespunzător îndeplinirea cu obiectivitate și imparțialitate a atribuțiilor și responsabilităților acestora în cadrul sau în legătură cu Fundația.
2. Următoarele persoane sunt vizate de această politică şi trebuie să adere la aceasta prin semnarea unei declarații de conflict de interese, după cum urmează:
a. Membrii Consiliului Director pe perioada mandatului lor;
b. angajații Fundației;
c. alte persoane invitate temporar să facă parte din comitetul de selecție (jurnaliști, experți în filantropie, alte ONG-uri etc.) pe perioada desfășurării jurizării și implementării proiectelor jurizate;
d. oricare alte persoane în relație cu Fundația, după caz.
3. Persoanele enunțate mai sus care sunt într-o situație care este, urmează să devină sau ar putea fi percepută ca fiind o situație de conflict de interese, au următoarele obligații:
a. să notifice Directorul Executiv al Fundației și/sau Consiliul Director al Fundației despre potențialul conflict de interese cu detaliile aferente și să actualizeze declarația de conflict de interese.
b. să nu participe la deliberarea subiectului sau proiectului în cauză și nici la vot, iar dacă este vorba de un concurs de proiecte iar conflictul de interese vizează cel puțin un proiect sau organizație participantă, persoana aflată în conflict va renunța la calitatea de membru în comitetul de selecție.
c. În cazul în care un conflict de interese vizează o decizie a Consiliului Director, persoana/nele interesată/e trebuie să informeze Consiliul Director și să nu participe la vot și deliberare cu privire la subiectul în cauză.
d. Oricare altă situație se va gestiona de la caz la caz sub supravegherea Consiliului Director, Directorului Executiv sau angajaților Fundației.
4. Orice potențial conflict de interese va fi adresat și gestionat în mod eficient atunci când este dezvăluit înainte de a-și produce efectele. Fundația OMV Petrom încurajează cu tărie informarea în prealabil despre potențiale conflicte de interese.
Informarea se poate realiza prin transmiterea unui email la adresa etica@fundatiaomvpetrom.com. Ne angajăm să păstrăm confidențialitatea în cea mai mare măsură posibilă și vă încurajăm să folosiți cât mai multe detalii și/sau dovezi de care dispuneți.
5. Informările despre potențiale conflicte de interese vor fi revizuite de Directorul Executiv, iar dacă se consideră necesar, măsurile propuse se vor supune votului Consiliului Director, cu excepția potențialelor conflicte de interese din cadrul Consiliului Director care vor fi gestionate direct de Consiliul Director. Se va lua act în scris despre orice măsuri luate și neparticiparea persoanei interesate la dezbateri și la vot pe subiectul respectiv.