Politica de confidențialitate

Protecția datelor personale este importantă pentru noi. Ne angajăm să respectăm confidențialitatea și securitatea datelor personale ale dvs., respectând toate legile și reglementările aplicabile privind protecția datelor, inclusiv Regulamentul general privind protecția datelor (UE) 2016/679 ("GDPR").

Prezenta Politică de confidențialitate conține informații privind prelucrarea datelor dvs. în diverse scopuri, precum și informații privitoare la drepturile de care beneficiați și modalitatea în care le puteți exercita.

1. Cine suntem (Operatorul)

Operatorul de date cu caracter personal este Fundaţia OMV Petrom, organizație neguvernamentală, cu sediul in Petrom City, Str. Coralilor, nr. 22, Cladirea Infinity Building, etaj 4 sector 1, Bucuresti, înregistrată in Registrul Asociatiilor, Fundatiilor si Federatiilor sub nr. 253464340 / 20.05.2021, cod unic de inregistrare 44073306 (“Fundația” sau “Operatorul”).

2. Categoriile de persoane vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal

membrii organelor de conducere ale Fundației
angajați proprii
candidati pentru diverse pozitii in cadrul Fundației
clienti / furnizori, alți parteneri contractuali, iar daca aceștia sunt persoane juridice, se vor prelucra datele reprezentantilor, persoanelor de contact
beneficiari finali, inclusiv minori, ai programelor finanțate de Fundație
sponsori, donatori
participanti la evenimente
voluntari sau participanți la programele de voluntariat
petenti / reclamanti
vizitatori

3. Scopurile prelucrării, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, temeiurile juridice ale prelucrării, perioada de stocare a datelor

Operatorul colectează anumite informații (“date cu caracter personal”) referitoare la persoane fizice identificate sau identificabile, furnizate direct sau indirect de catre persoana vizata, în funcție de fiecare scop al prelucrării.

Datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate pe perioada de timp necesară îndeplinirii fiecărui scop al prelucrării și, ulterior, pe perioade necesare respectării obligațiilor de arhivare, a cerințelor in materie financiar-contabilă și/sau necesare apărarii drepturilor și intereselor noastre (pe perioada termenului de prescripție al dreptului la acțiune, cu respectarea prevederilor legale în vigoare).

3.1. Navigare pe site-ul web. Utilizarea modulelor cookie

Atunci când vizitați site-ul nostru web, utilizăm module cookie pentru a colecta în mod automat informații tehnice pentru identificarea utilizatorului, precum adresa IP, tipul de browser de internet utilizat pentru a naviga pe site-ul nostru, sistemul de operare, numele sau gazda de domeniu prin care utilizatorul navighează pe site. Principalul scop al modulelor cookie este de a vă oferi o mai bună experiență de navigare, dar și în scopuri de publicitate, pentru a vă oferi conținut adaptat intereselor și preferințelor dvs. Prin urmare, utilizăm module cookie pentru a vă oferi o experiență personalizată și relevantă de navigare pe site-ul nostru web și pentru a înțelege modul în care interacționați cu conținutul nostru.

Pentru mai multe informații privind utilizarea modulelor cookie pe acest site web și scopurile în care sunt utilizate acestea, dar și privind posibilitatea de a controla și/sau dezactiva aceste module, vă rugăm să consultați politica noastră privind modudele cookie, disponibilă pe site-ul nostru.

3.2 Încheiere și executare contracte

Prelucram datele dvs. cu caracter personal (nume prenume, calitate, companie, email, telefon, experienta, calificari, semnatura, etc) furnizate in vederea încheierii și executării contractului cu dvs. sau cu compania al cărei reprezentant/persoană de contact sunteți. Totodată, pe durata relației contractuale comunicăm cu dvs. pentru a asigura buna derulare a relației comerciale.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Încheierea și executarea contractelor (ex: de achizitie de produse si servicii, de sponsorizare, etc.), derularea corespondenței comerciale cu partenerii contractuali, persoane fizice sau reprezentanții, persoanele de contact ale partenerilor contractuali, persoane juridice	nume prenume, calitate/funcție, companie, email, telefon, experienta, calificari, semnatura, alte date personale, în funcție de natura contractului	art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR- executarea contractului cu dvs. (persoană fizică) și realizarea de demersuri la cererea dvs pentru a încheia contractul; art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR- interesul legitim de a realiza activitatea noastră comercială în legatură cu încheierea și executarea contractelor și comunicarea cu partenerul contractual în acest scop, atunci când relația contractuală este stabilită cu compania al cărei reprezentant/ persoană de contact sunteți	Datele vor fi prelucrate pe perioada derulării relației contractuale, iar după aceasta, pentru perioadele impuse de dispozițiile legale în materie financiar-contabilă și/sau necesare apărarii drepturilor și intereselor noastre (perioada termenelor de prescripție)

3.3 Efectuarea înregistrărilor statutare ale Fundației și promovarea activității acesteia prin organele sale statutare

Fundația este o persoană juridică de drept privat, fără scop patrimonial, care îți propuse să finanţeze programe și proiecte pe trei direcții principale: sănătate, educație și mediu. Potrivit dispozițiilor legale, Fundația are unul sau mai mulți fondatori, organe de conducere, administrare și control. Prin urmare, Fundația va prelucra datele personale ale reprezentanților fondatorului, persoană juridică, dar și pe cele ale organelor de conducere și control.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Înființarea, efectuarea înregistrărilor și modificărilor statutare ale Fundației, derularea și înregistrarea ședințelor pentru pregătirea minutelor, promovarea activității Fundației	numele, prenumele, codul numeric personal, seria şi numărul actului de identitate, copia actului de identitate, cetăţenia, domiciliul sau reşedinţa, semnătura, imaginea, date de contact (adresă de email, număr de telefon), vocea, punctele de vedere, nume de utilizator și parole de acces	art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR- îndeplinirea obligațiilor legale reglementate de legislația privind asociațiile și fundațiile art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR- derularea relației contractuale cu membrii organelor de conducere; art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR- interesul legitim de a înregistra anumite ședințe prin platformele de meeting online, anumite comunicate, interviuri de a fotografia și utiliza imaginea membrilor organelor statutare in cuprinsul web-site-ului și a paginilor sociale deținute de Fundație	Datele vor fi prelucrate pe perioada impusă de dispozițiile legale, pe perioada derulării relației contractuale, iar în cazul înregistrărilor, pozelor până la realizarea scopului înregistrării sau pierderii calității de membru al organului statutar.

3.4. Comunicari de marketing direct

Prelucram datele dvs. cu caracter personal atunci când decideți să participați la sondajele sau studiile noastre de piață sau atunci când furnizați feedback privind proiectele noastre. Aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate în scopul de mai sus numai cu consimțământul dvs., având în vedere și interesul nostru legitim de a înțelege nevoile și așteptările persoanelor interesate de proiectele noastre. Participarea dvs. la aceste studii este voluntară. Prin urmare, rămâne la latitudinea dvs. să ne oferiți date cu caracter personal (nume și prenume, sau alte date cu caracter personal pe care le puteți furniza) prin completarea formularelor de participare de pe site-ul nostru web sau a unor formulare similare puse la dispoziție pentru sondajele sau studiile respective.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Pentru a vă ține la curent cu privire la evenimentele și proiectele derulate de echipa Fundației	E-mail, nr. de telefon, alte canale de comunicare	art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR- consimțământul dvs. prealabil, cu excepția situației în care sunt aplicabile dispozitiile art. 12 alin. 2 din Legea 506/2004 art. 6 alin. 1 lit. e) din GDPR- interesul public de a fi informat despre activitatea Fundației în scopul identificării de noi proiecte ce pot fi susținute de Fundație	până la retragerea consimțământului, până la exercitarea dreptului de opoziție sau stergere a datelor, oricare intervine ultima și după aceasta, pentru perioada necesară apărării drepturilor și intereselor noastre notele de consimțământ, în orice formă acordată, vor fi stocate pentru o perioada de 3 ani de la finalizarea comunicărilor de marketing

3.5. Managementul programelor de voluntariat

În cadrul campaniilor derulate de Fundație sunt prelucrate date personale ale voluntarilor care doresc să susțină Fundația în activitatea sa, prin punerea la dispoziția acesteia, în mod gratuit, a propriilor abilități în diverse domenii de activitate. Prelucrăm datele cu caracter personal colectate de la voluntari prin completarea formularelor de participare de pe site sau a unor formulare similare în scopul de a derula programe de sustenabilitate/ voluntariat în domeniul sănătății, educației și mediului. Înscrierea dvs. ca voluntar în cadrul campaniilor noastre este benevolă, însă, pentru aceasta este necesar a ne oferi informații minimale în acest scop. De asemenea, prin înscrierea în calitate de voluntar acceptați implicit posibilitatea ca imaginea/vocea dvs. să fie surprinsă în fotografii sau înregistrări video realizate în cadrul programelor derulate de Fundație și care pot fi făcute publice de Fundație pe web-site-ul său, rețele sociale.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
managementul programelor de voluntariat, realizarea activităților conexe (participarea la ședințe, întâlniri online)	nume și prenume, număr de telefon, adresă de email, măsura tricoului (pentru furnizarea de tricouri personalizate), imagine, text şi voce (în cazul realizării de fotografii și înregistrări video ale acțiunilor din teren), alte date necesare acțiunii de voluntariat desfășurate	art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR- executarea contractului ce se naște ca urmare a înscrierii în calitate de voluntar art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR- interesul legitim al Fundației de a efectua înregistrări ale ședințelor în scopul revederii lor de către participanți	Datele vor fi prelucrate până la finalizarea proiectului pentru care v-ați înscris în calitate de voluntar, sau până la retragerea dvs. din calitatea de voluntar Pe o perioadă nelimitată de timp în ce privește promovarea de imagini și înregistrări din cadrul campaniei în mediul online sau pînă la exercitarea de către dvs. a dreptului la opoziție

3.6. Promovarea calității de finanţator al Fundației

Fundația susține activitatea diverselor organizaţii non-profit ce își derulează activitatea în domeniile de interes pentru Fundație: educație, sănătate, mediu. În calitate de finanţator al unor acțiuni și programe ale organizaţiilor non-profit susținute de Fundație, aceasta ar putea intra în posesia unor poze sau imagini video realizate în teren de către respectivele asociații, cu ocazia derulării programelor respective, în care pot apărea persoane beneficiare ale programelor respective, inclusiv minori și care vor putea fi folosite de Fundație în scopul promovării activității sale de susținere în mediul online, intern-in grupul OMV Petrom și către proprii salariați.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Promovarea Fundației în scopul atragerii de fonduri, prezentarea internă a activității sale, raportări către conducere Fundației	De la beneficiarii campaniei: imagine (foto, video), text şi voce (din cadrul înregistrărilor)	art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR- consimtamantul acordat de persoanele vizate asociatiilor sau fundatiilor finantate de Fundatie pentru a dezvălui catre Fundatie imagini, înregistrări video din campaniile organizate de acestea si susținute de Fundatie în scopul utilizarii acestora de catre Fundaţie, pentru dovedirea implementării corecte a sponsorizării şi pentru atragerea de fonduri din partea oricăror persoane interesate	Pe o perioadă nelimitată de timp în ce privește promovarea de imagini și înregistrări din cadrul campaniei

3.7. Gestionare petitii/reclamatii/solicitări

Fundația va răspunde oricăror reclamații, petiții, solicitări pe care le primește de la dvs., fie prin completarea formularelor online de contact, fie prin email, corespondenta in format fizic sau alte modalitati, sens în care va prelucra date cu caracter personal pentru a le putea înregistra, pentru a răspunde, în funcție de canalul de comunicare prin care ne contactați, astfel cum se descrie mai jos. Nu vom da curs solicitărilor ilegale, imorale, cu caracter discriminatoriu sau celor care nu au legătură cu activitatea noastră.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Gestionarea petițiilor, reclamațiilor, solicitărilor primite pe cale electronică sau fizică, și răspunsurilor la acestea.	nume și prenume, număr de telefon, adresă de email, adresă de reședință/domiciliu, conținutul reclamației, petiției	art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR- interesul legitim al Fundației de a răspune solicitărilor adresate art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR- în funcție de natura solicitării, datele pot fi prelcurate în temeiul unei obligații legale	Datele vor fi prelucrate până la furnizarea răspunsului, iar după această dată pot fi prelucrate pe perioada necesară aparării drepturilor și intereselor noastre legitime (pe perioada termenelor de prescripție)

3.8. Înregistrare corespondența

Fundația prelucrează date personale pentru asigurarea evidenței si trasabilității corespondenței transmise de dvs către Fundație și respectiv trimise de Fundație către dvs, utilizând in acest scop Registrul de intrare-ieșire a corespondenței și documente de curierat.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Gestionarea Registrului de intrări-ieșiri corespondență	nume și prenume, adresă	art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR- art. 9 din Legea 16/1996	Datele vor fi prelucrate potrivit prevederilor legale in materie de arhivare

3.9. Colectarea impozitului pe profit redirecționat de persoanele fizice

Fundația susține programele sale, atât din fondurii proprii, cât și din fondurile colectate prin redirecționări ale impozitului pe profit realizate de persoane fizice, potrivit Declarației 230 a ANAF.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Colectarea impozitului pe profit redirectionat de persoanele fizice	Datele din formularul 230: nume și prenume, adresă, CNP, adresă email, număr de telefon.	art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR	Datele vor fi prelucrate potrivit prevederilor legale in materie financiar-contabilă

3.10. Realizarea de conferințe, workshop-uri și alte evenimente

Asociatiile finantate de Fundatie realizează diverse evenimente pentru promovarea proiectelor de sustinere la care pot participa, in calitate de invitati, reprezentanți ai autorităților locale, reprezentanți ai inspectoratelor școlare, reprezentanți ai diverselor asociații, medicii si alte categorii de persoane. În cadrul acestor evenimente, se pot realiza fotografii sau/și se pot realiza filmări care pot fi puse la dispozitia Fundatiei de catre asociatiile partenere, finantate de Asociatie, si care ulterior pot fi distribuite de Fundație, in scopul promovarii activitatii sale si atragerii de fonduri, în spațiul public, prin intermediul web-site-ului său, al paginilor sale de socializare, aspect de care participanții sunt informati de catre organizatori.
În măsura în care participanții își lasă cărțile de vizită organizatorilor, aceștia vor putea primi informații și invitații la evenimentele ulterioare organizate de asociatii, cu sprijinul Fundației. Datele de contact ale participantilor nu ajung niciodata in posesia Fundatiei, ci doar poze/imagini din cadrul evenimentelor pe care Fundatia le poate utiliza pentru promovarea proiectelor pe care le finanteaza, in temeiul acordului de participare la acel eveniment al participantilor.

În măsura în care Fundatia ar fi co-organizator al acestor evenimente, Fundatia ar putea prelucra si alte categorii de date ale participantilor, precum cele mentionate in tabelul de mai jos.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Realizarea de conferințe și alte evenimente	Nume și prenume, angajator/persoana juridică pe care o reprezintă, funcția, adresă de email, număr de telefon, imagine, voce (în cazul vorbitorilor)	art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR	Datele vor putea fi prelucrate până la exercitarea de către persoanele vizate a dreptului de retragere a consimtamantului

3.11. Realizarea activităților de recrutare de personal

Recrutarea de personal în scopul angajării poate presupune, după caz, colectarea de către noi de date personale din surse publice (ex: platforme sociale dedicate, precum LinkedIn), sau primirea și prelucrarea de CV-uri, scrisori de intenție primite din partea dvs. ca urmare a publicării de către noi de anunțuri de recrutare, prin intermediul Web-site-ului, platformelor de recrutare administrate de terțe persoane sau ca urmare a inițiativei dvs.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Realizarea activităților de recrutare de personal în vederea angajării în muncă	nume și prenume, date de contact (email, număr de telefon), traseu profesional, certificări și calificări, imagine (poza) daca este inclusă în CV, data nașterii, preferințe, hobbi-uri, alte informații cuprinde de dvs. în mod voluntar in CVs, scrisori de intenție sau de recomandare	art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR consimțământului dvs. de a ne transmite CV-ul în scopul considerării acestuia pentru anumite poziții în cadrul Fundației art. 6 alin. 1 lit. b) teza a II-a din GDPR pentru a face demersuri la cererea dvs. necesare încheierii contractului de muncă art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR interesul nostru legitim de a iniția procese de recrutare prin colectarea de date din surse publice și de apăstra CV-uri primite pentru eventuale poziții viitoare.	Datele vor fi prelucrate pănâ la finalizarea proceselor de recrutate pentru o anumită poziție, iar dacă nu ați fost selectat sau dacă ne-ați furnizat CV-ul pentru a-l avea în baza noastră de date pentru poziții viitoare, le vom putea prelucra pentru o perioadă de aprox. 2 ani. Întrucât dorim să deținem date actuale, dacă ne-ați transmis un CV, văr rugăm să reveniți cu o actualizare a acestuia ori de cîte ori datele inițial transmise nu mai sunt de actualitate.

Scop

Date personale prelucrate

Temei juridic

Perioada de stocare

Realizarea activităților de recrutare de personal în vederea angajării în muncă

nume și prenume, date de contact (email, număr de telefon), traseu profesional, certificări și calificări, imagine (poza) daca este inclusă în CV, data nașterii, preferințe, hobbi-uri, alte informații cuprinde de dvs. în mod voluntar in CVs, scrisori de intenție sau de recomandare

art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR consimțământului dvs. de a ne transmite CV-ul în scopul considerării acestuia pentru anumite poziții în cadrul Fundației
art. 6 alin. 1 lit. b) teza a II-a din GDPR pentru a face demersuri la cererea dvs. necesare încheierii contractului de muncă
art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR interesul nostru legitim de a iniția procese de recrutare prin colectarea de date din surse publice și de apăstra CV-uri primite pentru eventuale poziții viitoare.

Datele vor fi prelucrate pănâ la finalizarea proceselor de recrutate pentru o anumită poziție, iar dacă nu ați fost selectat sau dacă ne-ați furnizat CV-ul pentru a-l avea în baza noastră de date pentru poziții viitoare, le vom putea prelucra pentru o perioadă de aprox. 2 ani. Întrucât dorim să deținem date actuale, dacă ne-ați transmis un CV, văr rugăm să reveniți cu o actualizare a acestuia ori de cîte ori datele inițial transmise nu mai sunt de actualitate.

3.12. Managementul accesului in sediul Fundației, asigurarea securității persoanelor, bunurilor, spațiilor

Accesul în sediul Fundației poate avea loc pe bază de cartelă de access, pentru salariați sau vizitatori, după caz, dar poate implica și colectarea de date în registre de access de poartă. Cartele de acces au atribuite coduri unice și care, în cazul salariaților, sunt atribuite, la rândul lor, unei persoane anume. Prin urmare, utilizarea unei cartele de access va conduce automat la colectarea și stocarea de informații ce identifică o anumită persoana. Cartele sunt individuale și netransmisibile colegilor sau altor persoane.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
managementul accesului in sediul Fundației, asigurarea securității persoanelor, bunurilor, spațiilor	nume și prenume, cod cartelă, funcția, departamentul, ora, data și locul utilizării cartelei. Prin registrele de evidență se vor colecta date personale precum: nume și prenume, seria și numărul actului de identitate, ora sosirii și plecării, destinația. Prin imagini CCTV- imagine, data și ora sosirii și plecării, numărul de înmatriculare al autovehicului	art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR- în temeiul interesului legitim al Fundației de a asigura o monitorizare a accesului în scopul asigurării securității bunurilor și spațiilor, dar și art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR- în temeiul dispozițiilor legale din domeniul pazei obiectivelor, bunurilor și valorilor	Datele din registre și cele obținute ca urmare a utilizării cartelelor de acces sunt stocate pentru o perioada de 3 ani, cu excepția situației în care dispozițiile legale impun alte perioade de stocare. Imaginile suprinse prin intermediul camerelor video vor fi stocate pentru perioade de max. 30 de zile, iar în situația producerii unor incidente, acestea vor putea fi stocare până la soluționarea definitive a unei plângeri, reclamații, cercetări administrative, penale, disciplinare sau de altă natură.

Scop

Date personale prelucrate

Temei juridic

Perioada de stocare

managementul accesului in sediul Fundației, asigurarea securității persoanelor, bunurilor, spațiilor

nume și prenume, cod cartelă, funcția, departamentul, ora, data și locul utilizării cartelei.
Prin registrele de evidență se vor colecta date personale precum: nume și prenume, seria și numărul actului de identitate, ora sosirii și plecării, destinația.
Prin imagini CCTV- imagine, data și ora sosirii și plecării, numărul de înmatriculare al autovehicului

art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR- în temeiul interesului legitim al Fundației de a asigura o monitorizare a accesului în scopul asigurării securității bunurilor și spațiilor, dar și
art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR- în temeiul dispozițiilor legale din domeniul pazei obiectivelor, bunurilor și valorilor

Datele din registre și cele obținute ca urmare a utilizării cartelelor de acces sunt stocate pentru o perioada de 3 ani, cu excepția situației în care dispozițiile legale impun alte perioade de stocare.

Imaginile suprinse prin intermediul camerelor video vor fi stocate pentru perioade de max. 30 de zile, iar în situația producerii unor incidente, acestea vor putea fi stocare până la soluționarea definitive a unei plângeri, reclamații, cercetări administrative, penale, disciplinare sau de altă natură.

3.13. Administrarea resurselor umane și scopuri conexe

Fundația prelucrează datele personale ale salariaților săi, în scopul administrării resurselor umane și scopuri conexe, respectiv executarea contractelor de muncă, asigurarea sănătății și securității în muncă, administrarea programelor de plată și beneficii, de salarizare, instruire, administrarea performanțelor, planificarea resurselor umane, respectarea prevederilor legale, acordarea de beneficii pentru salariați, pentru facilitarea comunicarilor comerciale cu parteneri contractuali si intre salariatii Societatii,dar și pentru executarea contractelor comerciale încheiate de angajator cu parteneri. Pentru situații prevăzute de dispozițiile legale sau dacă există un interes legitim justificat, se pot prelucra date personale ale membrilor de familie pentru deduceri personale de baza, pentru acordarea unor drepturi prevăzute de lege, pentru contactarea în caz de urgență. Salariații au obligativitatea informării membrilor de familie ale căror date sunt dezvăluite către Fundație despre această dezvăluire, preluării consimțământului acestora, dacă se impune, și comunicării către aceștia a faptului că informații despre modul în care Fundația le prelucrează datele se pot regăsi în acest document.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Managementul resurselor umane și scopuri conexe	numele și prenumele, sexul, data și locul nașterii, cetățenia, semnătura, starea civilă, date privind starea de sanatate, datele de contact (adresa, numărul de telefon, adresa de emai), imaginea, vocea (ex: pentru comunicari prin intermediul platformelor de comunicare, precum Zoom, Teams, Skype etc.), date privind educația și studiile, date înscrise în actele de identitate (inclusiv copia acestora), date înscrise în contractele individuale de muncă, în acordurile de datașare, datele din CV, numărul contului bancar, datele cuprinse în evaluările profesionale, date privind programul de lucru, date privind sancțiunile disciplinare, obiceiuri, preferințe (pentru situatia acordării unor beneficii), date înscrise în cazierul judiciar (pentru persoane a căror funcție necesită solicitarea unui astfel de document), numele și prenumele membrilor familiei, data nașterii sau alte date de identificare ale acestora (inclusiv documentele care le conțin daca sunt solicitate de dispozițiile legale în scopul acordării, cu titlu de exemplu, a deducerilor personale de bază), date de contact ale acestora pentru contactarea acestora în cazul apariției unui incident	art. 6 alin. 1 lit. c), art. 9 alin. 2 lit. b), h) din GDPR- îndeplinirea obligațiilor legale ale Societății (ex: obligația depunerii declarațiilor obligatorii, obligația efectuării înregistrărilor în REVISAL, îndeplinirea obligatiilor privind sănătatea și securitatea în muncă și alte obligații prevăzute de lege); art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR- necesitatea executării contractului de muncă, pentru îndeplinirea tuturor și oricăror obligații contractuale asumate de părți. Fără prelucrarea acestor date nu putem proceda la îndeplinirea obligațiilor contractuale asumate față de dvs., precum plata salariilor, recunoașterea unor drepturi ale dvs. (acordarea concediilor, acordarea unor beneficii etc.); art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR- consimțămantul, pentru acele situații în care prelucrarea nu este absolut necesară (ex: prelucrarea datelorîn scopul de a beneficia de servicii medicale care nu sunt obligatorii potrivit dispozitiilor legale sau beneficii pentru copiii minori); art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR- interesul legitim al Societății (ex: în situația comunicării datelor de contact puse la dispoziție de către societate și a funcției dvs. partenerilor contractuali pentru derularea raporturilor comerciale și asigurarea comunicărilor comerciale obișnuite făra de care nu pot fi aduse la îndeplinire obligațiile contractuale asumate de către angajatorului, în situația utilizării datelor dvs. pe documente de transport ale angajatorului, pe avize de insoțire a mărfii, pe alte documente financiar-contabile, în situația călătoriilor în interes de serviciu, în situația transmiterii unor date ale dvs. către managementul superior în scopul luării unor decizii în domeniul resurselor umane.	Datele vor fi prelucrate pe perioada derulării raporturilor de muncă și după această dată, atâta timp cât este necesar pentru exercitarea sau apărarea unui drept al nostru (pe durata termenului de prescriptie legal) dar și pentru îndeplinirea obligațiilor legale de arhivare (precum 10 ani, pentru documentele justificative, 50 de ani pentru statele de salarii, 50 de ani pentru dosarele de personal).

Scop

Date personale prelucrate

Temei juridic

Perioada de stocare

Managementul resurselor umane și scopuri conexe

numele și prenumele, sexul, data și locul nașterii, cetățenia, semnătura, starea civilă, date privind starea de sanatate, datele de contact (adresa, numărul de telefon, adresa de emai), imaginea, vocea (ex: pentru comunicari prin intermediul platformelor de comunicare, precum Zoom, Teams, Skype etc.), date privind educația și studiile, date înscrise în actele de identitate (inclusiv copia acestora), date înscrise în contractele individuale de muncă, în acordurile de datașare, datele din CV, numărul contului bancar, datele cuprinse în evaluările profesionale, date privind programul de lucru, date privind sancțiunile disciplinare, obiceiuri, preferințe (pentru situatia acordării unor beneficii), date înscrise în cazierul judiciar (pentru persoane a căror funcție necesită solicitarea unui astfel de document), numele și prenumele membrilor familiei, data nașterii sau alte date de identificare ale acestora (inclusiv documentele care le conțin daca sunt solicitate de dispozițiile legale în scopul acordării, cu titlu de exemplu, a deducerilor personale de bază), date de contact ale acestora pentru contactarea acestora în cazul apariției unui incident

art. 6 alin. 1 lit. c), art. 9 alin. 2 lit. b), h) din GDPR- îndeplinirea obligațiilor legale ale Societății (ex: obligația depunerii declarațiilor obligatorii, obligația efectuării înregistrărilor în REVISAL, îndeplinirea obligatiilor privind sănătatea și securitatea în muncă și alte obligații prevăzute de lege);
art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR- necesitatea executării contractului de muncă, pentru îndeplinirea tuturor și oricăror obligații contractuale asumate de părți. Fără prelucrarea acestor date nu putem proceda la îndeplinirea obligațiilor contractuale asumate față de dvs., precum plata salariilor, recunoașterea unor drepturi ale dvs. (acordarea concediilor, acordarea unor beneficii etc.);
art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR- consimțămantul, pentru acele situații în care prelucrarea nu este absolut necesară (ex: prelucrarea datelorîn scopul de a beneficia de servicii medicale care nu sunt obligatorii potrivit dispozitiilor legale sau beneficii pentru copiii minori);
art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR- interesul legitim al Societății (ex: în situația comunicării datelor de contact puse la dispoziție de către societate și a funcției dvs. partenerilor contractuali pentru derularea raporturilor comerciale și asigurarea comunicărilor comerciale obișnuite făra de care nu pot fi aduse la îndeplinire obligațiile contractuale asumate de către angajatorului, în situația utilizării datelor dvs. pe documente de transport ale angajatorului, pe avize de insoțire a mărfii, pe alte documente financiar-contabile, în situația călătoriilor în interes de serviciu, în situația transmiterii unor date ale dvs. către managementul superior în scopul luării unor decizii în domeniul resurselor umane.

Datele vor fi prelucrate pe perioada derulării raporturilor de muncă și după această dată, atâta timp cât este necesar pentru exercitarea sau apărarea unui drept al nostru (pe durata termenului de prescriptie legal) dar și pentru îndeplinirea obligațiilor legale de arhivare (precum 10 ani, pentru documentele justificative, 50 de ani pentru statele de salarii, 50 de ani pentru dosarele de personal).

3.14. Gestionarea operațiunilor economico-financiare si a documentației financiar-contabile, inclusiv corespondenta aferenta, derularea auditurilor

Datele prelucrate in acest scop sunt date ce se regasesc, de regula, in documente financiar-contabile, documente justificative, precum, data fara a se limita la: contracte, facturi, declarații de impozite, procese-verbale de predare-primire, protocoale de recepție, avize de însoțire, liste de participanți. În cazul derulării auditurilor la beneficiarii finanțărilor realizate de Fundație, după caz, și dacă este necesar, se vor prelucra date personale din formularele de consimțământ, însă în scop de analiză și verificare, acestea nefiind preluate în rapoartele de audit decât în mod excepțional, în caz de fraudă sau alte încălcări ale dispozițiilor legale sau contractuale.

Scop	Date personale prelucrate	Temei juridic	Perioada de stocare
Gestionarea operațiunilor economico-financiare, derularea auditurilor la beneficiari	nume și prenume, functie, angajator, serie și număr carte de identitate, CNP, semnătură, alte date ce pot apărea în documentele financiar-contabile contabile sau documentele auditate	Datele personale sunt prelucrate în temeiul necesității îndeplinirii obligațiilor legale (art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR) al executării contractelor (ex: de sponzorizare) (art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR), al intereselor noastre legitime (art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR).	Datele vor fi stocate pentru perioada impusă de dispozițiile legale în materie financiar-contabilă (5 sau 10 ani).

Scop

Date personale prelucrate

Temei juridic

Perioada de stocare

Gestionarea operațiunilor economico-financiare, derularea auditurilor la beneficiari

nume și prenume, functie, angajator, serie și număr carte de identitate, CNP, semnătură, alte date ce pot apărea în documentele financiar-contabile contabile sau documentele auditate

Datele personale sunt prelucrate în temeiul necesității îndeplinirii obligațiilor legale (art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR) al executării contractelor (ex: de sponzorizare) (art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR), al intereselor noastre legitime (art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR).

Datele vor fi stocate pentru perioada impusă de dispozițiile legale în materie financiar-contabilă (5 sau 10 ani).

4. Proces decizional automat și stabilirea automată a profilului

Datele cu caracter personal menționate aici nu fac obiectul proceselor decizionale automate inclusiv stabilirea de profiluri.

5. Cui comunicăm datele dvs. cu caracter personal?

Datele personale pot fi puse la dispoziția unor categorii diferite de persoane fizice sau juridice, în funcție de scopul prelucrării, și care pot acționa în calitate de operatori de date, de împuterniciți sau operatori asociați.

Unii destinatari ai datelor pot avea doar acces incidental la date pentru îndeplinirea sarcinilor lor, precum sunt companii de întreținere tehnică, furnizorii de servicii IT, găzduire a Web-site-ului și altor platforme și baze de date, auditori financiari, furnizori de servicii juridice.

Orice dezvăluire a datelor către un destinatar se realizează după ce, în prealabil, acesta și-a asumat obligații de confidențialitate sau este supus unor obligații statutare de confidențialitate, iar dezvaluirea urmează a se realiza exclusive în vederea atingerii scopului avut în vedere și limitat la datele personale strict necesare atingerii scopului.

Astfel, în funcție de scopul prelucrării, datele personale pot fi dezvăluite următoarelor categorii de destinatari:

autoritățile publice, auditorii sau instituțiile competente să exercite inspecții asupra activității Fundației, care solicită Fundației să furnizeze informații, în virtutea obligațiilor legale ale acesteia din urmă de a respecta o cerință legală sau de a proteja drepturile și bunurile noastre sau ale altor entități sau persoane, cum ar fi instanțele de judecată;
analiști și operatori de motoare de căutare;
furnizori de servicii medicale, de sănătate și securitate în muncă, de payroll și salarizare, de contabilitate;
furnizori de servicii de transmitere comunicări de marketing direct;
Consultanții terți (de ex. avocați externi, auditori, experți), în cazurile în care îi implicăm în litigii sau dispute relevante pentru noi ori alte activități care necesită experiența profesională a acestora;
societăți contractate de noi pentru evenimentele / inițiativele de marketing necesare pentru promovarea activității Fundației
agenții de publicitate și social media;
furnizor de sondaje sau studii de piață / studii ale clienților;
parteneri, inclusiv voluntari, asociații

6. Transferul datelor cu caracter personal în străinătate

În contextul operațiunilor descrise mai sus, datele dvs. cu caracter personal pot fi transferate în străinătate, în state ale Uniunii Europene ("UE") sau din Spațiul Economic European ("SEE").
Vă informăm că orice transfer efectuat de companie în stat membru UE sau SEE va respecta cerințele prevăzute de RGPD.
În cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate în state care nu oferă o protecție suficientă a prelucrării datelor cu caracter personal, vor fi încheiate contracte de garantare a respectării prevederilor legale.

7. Procesarea datelor copiilor cu vârsta mai mică de 18 ani

Ca regulă generală, Fundația nu prelucrează datele minorilor, cu excepția imaginii acestora, sub formă de fotografie sau imagini video, primite din partea organizațiilor neguvernamentale de către Fundație. Acestea sunt folosite pentru a fi distribuite intern, în cadrul grupului OMV Petrom, dar și pe rețele sociale, în scopul prezentării activității sale și atragerii de sonații și sponsorizări. Fundația nu colectează aceste date, ci le primește, în calitate de destinatar de date, de la asociațiile susținute de Fundație. Prin urmare, asociațiile organizatoare de programe sunt unicele responsabile pentru modul în care informează și preiau consimțământul persoanelor vizate, inclusiv al reprezentantilor legali ai minorilor, și pentru colectarea și distribuirea acestor imagini către Fundație.

8. Securitatea prelucrării datelor

Fundatia vă informează că evaluează și actualizează în mod constant măsurile de securitate implementate în scopul asigurării unei prelucrări sigure și securizate a datelor cu caracter personal.

9. Drepturile persoanelor vizate

În contextul prelucrării datelor dvs. cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:

a. Dreptul de a accesa datele cu caracter personal prelucrate: aveți dreptul de a obține o confirmare dacă datele dvs. sunt prelucrate și, dacă răspunsul este afirmativ, de a primi acces la tipul de date cu caracter personal și la condițiile de prelucrare, prin adresarea unei cereri în acest scop către operatorul de date;

b. Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal: aveți posibilitatea să solicitați, prin transmiterea unei cereri în acest scop la operatorul de date, corectarea datelor personale incorecte, completarea datelor incomplete sau ștergerea datelor cu caracter personal în următoarele cazuri (i) datele nu mai sunt necesare în scopul original (și nu există un scop legal nou), (ii) baza legală a prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul, și nu există alte motive legale, (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a obiecta, iar operatorul de date nu are alte motive pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate în mod ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformitatea cu legislația UE sau română, sau (vi) datele au fost colectate în legătură cu serviciile de societatea informației oferite copiilor (după caz), cărora li se aplică cerințe specifice privind acordarea consimțământului;

c. Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pe o perioadă care permite operatorului să verifice corectitudinea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele, ci doar să restricționăm utilizarea lor; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dvs. în scopurile de mai sus, dar dvs. aveți nevoie de date pentru a stabili, exercita sau apăra un drept legal, sau (iv) ați obiectat împotriva prelucrării în așteptarea verificării dacă motivele legitime ale operatorului de date prevalează asupra celor ale persoanei vizate;

d. Dreptul de a vă retrage consimțământul pentru prelucrare atunci când prelucrarea are loc pe bază de consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până la acel moment;

e. Dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor din motive legate de situația dvs. specifică, atunci când prelucrarea se bazează pe interes legitim, și de a obiecta în orice moment la prelucrarea datelor în scopuri directe de marketing, inclusiv stabilirea de profiluri;

f. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv stabilirea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;

g. Dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și dreptul de a transmite aceste date altui operator, dacă prelucrarea se bazează pe consimțământul dvs. sau conform unui contract și se efectuează prin mijloace automate;

h. Dreptul de a prezenta reclamații autorității de protecție a datelor www.dataprotection.ro și dreptul de adresare către o instanță de judecată competentă.

Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment. Pentru a exercita aceste drepturi, vă recomandăm să utilizați formularul furnizat. În cazul în care doriți să vă retrageți consimțământul acordat pentru scopuri de marketing direct, aveți posibilitatea să utilizați opțiunea de "dezabonare" disponibilă în mesajele de marketing.

10. Modificarea prezentei politici de confidențialitate

Prezenta politică de confidențialitate poate fi modificată și actualizată periodic de către Fundatie, atunci când este necesar. Vă rugăm sa o consultați periodic pentru a cunoaște modul în care Fundația prelucrează datele dvs. personale în fiecare moment.

11. Contact

Orice întrebare privind modul de prelucrare a datelor de către Fundație și orice exercitare a oricăruia dintre drepturi poate fi adresată operatorului de date la următoarea adresă:
Fundatia OMV Petrom, Petrom City Str. Coralilor, nr. 22, Cladirea Infinity Building, etaj 4 sector 1, Bucuresti România, privacy@fundatiaomvpetrom.com

Formularul de exercitare a drepturilor de protecția datelor cu caracter personal